19 KI-Mitarbeiter einfach erstellt

Alexander Pokorny: Los geht's, ich freu mich riesig, du da bist, lieber Sebastian. unsere zweite Folge geht's KI. Erst mal herzlich willkommen.

Sebastian: Hallo Alexander, ich freue mich wieder bei dir, hier im Podcast zu sein.

Alexander Pokorny: Wir haben es gerade schon angeteasert im Vorspann. Wir beide unterhalten uns heute ⁓ einen konkreten Anwendungsfall von KI im Unternehmen. Ich dürfte dich besuchen in deinem Office und mir deine KI-Mitarbeitenden ansehen. Superspannendes Thema. Und du weißt das selber, es gibt unzählig viele Podcasts, Blogbeiträge und Workshops zum Thema KI. Und ganz häufig hat man es immer noch mit Texte schreiben, Bilder generieren, Videos generieren zu tun. Aber die richtige Anwendung im Unternehmen ist häufig nicht so drin. Deswegen freue ich mich riesig, dass du uns heute einen wirklich tiefen Einblick gibst, wie du deine KI-Mitarbeitenden aufgebaut hast, wie du bist du vorgegangen und so ein, zwei Praxisbeispiele. Was machen die eigentlich tatsächlich? Deswegen, ich freue mich, nimm uns mit in deine Welt der KI-Mitarbeitenden.

Sebastian: Das mache ich doch sehr gerne, Alexander. Klasse. Ja, wie bin ich dazu gekommen? Ich bin vor ein paar Wochen 50 geworden und habe mich vor zweieinhalb Jahren, als das so losging, mit JGBT einfach gefragt, ist das jetzt alles, also Texte schreiben, Bilder generieren? Die Qualität war damals miserabel, will ich nicht sagen, aber einfach nicht brauchbar. Machen wir es mal so. Und ich fing da natürlich trotzdem an, kannst du mir meine E-Mail helfen? Ich habe die KI viel gefragt, wobei ich mich im Unternehmeralltag unterstützen Ich kann dir Routine-Tätigkeiten abnehmen. Dann habe ich mich wieder gefragt, was ist eine reine Routine von mir? Die KI sagte, du kannst E-Mails sortieren, Postfach freikriegen. Dann sage ich, ich mache seit 25 Jahren Lean Management, Lean Office. Das Postfach ist leer, das Problem habe ich nicht mehr. Du kannst dir Texte erstellen lassen. Okay.

Alexander Pokorny: Genau.

Sebastian: Text mag ich nicht ganz so gerne, da kannst du vielleicht was Gutes für mich tun und dann war das halt das generische Blabla. So, also ging das ganze Ding irgendwo weiter. hab dann gesagt, gut, lass mal, bleib weiterhin bei LeanOffice, Lean Management und dann hab ich irgendwann, späten Nachmittag sitz ich bei uns im Büro und guck so an der Wand auf unsere Prozess-Landkarte. So, was ist unser Kernprozess, was sind unsere strategischen Prozesse, aber auch die unterstützenden Prozesse. So, dann kam irgendwann so der Gedanke, was wäre denn aber, wenn jetzt

Alexander Pokorny: Mhm. Mhm.

Sebastian: eine KI etwas übernehmen könnte, was ich nicht so gerne mache. Eine Rechnung schreiben finde ich cool, das ist was Tolles. Da hast du Wertschätzung am Monatsende und kriegst was für die Wertschöpfung rein. Alles fein, schwammend drüber. Aber das andere Thema, mir fiel dann so auf, klar, Link in Beitrag schreiben, machst du es doch lieber besser oder kann man das mit einer KI machen? Dann habe ich so ganz langsam angefangen, fliegt, hat mir den dran geschoben und rumgeskribbelt. Sondern dann war die Überlegung einfach zu sagen,

Alexander Pokorny: Mhm. Mh.

Sebastian: Naja, ich mache ja Lean. Also es wäre ja schon mal cool, wenn ich jetzt jemanden hätte, der im eigenen Unternehmen Lean KVP nach vorne bringt. So, und dann habe ich überlegt, wie kannst du das jetzt machen? Was ist denn die Aufgabe von einem KVP-Beauftragten, vom Lean Manager? Und dann war ich plötzlich bei Indeed, bei Monster, war also in den Stellenplattformen, quasi Jobplattformen unterwegs. Da habe mir das einfach mal runtergezogen.

Alexander Pokorny: ⁓ ja, spannendes Thema. Ja.

Sebastian: Dann ich überlegt, jetzt füttere ich das mal in JetGPT rein. Das ist ja veröffentlicht, ist ja publiziert. Was Geheimnis stand da jetzt auch nicht drin. Und habe gesagt, machen wir doch mal eine vollumfängliche Rollenbeschreibung aus den 7, 8 Stellen, die ich gefunden habe, einfach da rein. Dann war ich erst total erstaunt, weil wir haben es geschafft. so eine Beschreibung hatte ich noch nie gesehen. Bei keinem Kunden irgendwo. war einfach klasse.

Alexander Pokorny: Mhm. Mhm. Hmm? Super! Ja. Ja.

Sebastian: So, und daraus ist dann mehr entstanden, ich gesagt habe, sag mal, KI, wär's denn möglich, dass du mich bei den Aufgaben, die du jetzt hier in der Rollenschreibung drin hast, dass du mich dabei unterstützen kannst? So, da war das doch ein bisschen langsamer, ne? Und dann sag ich, okay, wir nehmen mal eine Aufgabe raus. Kannst du mich unterstützen bei einem kompletten Einladungsmanagement? Kannst du mich unterstützen bei einer Vorbereitung einer Präsentation für einen Workshop?

Alexander Pokorny: Ja. Mhm. Mhm.

Sebastian: Ja, ich kann das noch nicht so gut erstellen, ich will das auch nicht erstellt haben, die habe ich ja, die PowerPoint habe ich ja. Aber kannst du mir einen genialen Sprechertext liefern? Kannst du mir Informationen einfach mitgeben? Und das wurde dann immer besser. Und dann kam irgendwo so die Idee, sag ich, du bist ja eine KI. Geil wäre, wenn ich dich irgendwo sehen könnte und wenn du einen Namen hättest. Also ist plötzlich Marcel geboren. Also Marcel Schmidt ist mein KVP-Beauftragter.

Alexander Pokorny: Hmm?

Sebastian: Und ich hab meine Kids gefragt und hab gesagt, Mensch, Mädels, schaut denn Marcel aus? Ja, das ist so einer, der ist pfiffig, der setzt gern ⁓ Der hat immer das Wort gewandt, hat immer eine coole Idee dazu. Aber der ist auch nachhaltig. Der guckt immer noch mal genauer hin, sucht manchmal auch in den Grümmeln, dass halt einfach das ganze Lienthema was wird. So, also gesagt, getan. Wir haben dann eine erste visuelle Version kreiert und haben gesagt, ja, das wäre so das Portraitfoto von der Person. Bisschen wackelig noch.

Alexander Pokorny: Mhm. Mhm.

Sebastian: vor zwei Jahren mittlerweile ausgereift, würde ich sagen. Und somit ist es dann im Prinzip passiert, dass ich jetzt weiß Marcel Schmidt ist mein KVP-Beauftragter, der hat jetzt im Prinzip ein Custom GPT, also einen eigenen Bot in einem Jet GPT drin oder du machst einen Agent in Co-Pilot, wo der ist, ist ja egal. Und jetzt sage ich halt einfach, du, ich habe folgende Herausforderung, geh doch mal durch unser Büro durch. Ich habe jetzt hier fünf Fotos für dich und guck dir mal diese Fotos an und gib mir

Alexander Pokorny: Ja. Ja. Ja. Ja. Ja. Mhm.

Sebastian: Verbesserungspotenziale. So, habe ich unseren Seminarraum einfach genommen nach einem Seminar und dann sagt er halt, hier liegt eine Menge rum, da stehen Pinwände an der Seite, da steht noch ein Flipchart. Ich sag, du, ich gebe dir jetzt mal ein Bild mit, der Raum gestern aussah vor dem Seminar. Und dann sagt er zu mir, ja, dann müsste die Pinwand ja da links hin, das Flipchart da vorne hin. Ach, der Bildschirm ist ja aus. Im Moment ist er aber noch an. Ich sehe da was drauf. So, dann habe ich gemerkt,

Alexander Pokorny: Ja. Hm. Wow.

Sebastian: Jetzt wird's wirklich langsam ernst. Hab mich zurückgelehnt, weil ich bin für mich ja erst mal nur Lean, KVP, Kaizen. Dann hab ich trotzdem noch mal das LinkedIn-Thema wieder rausgegriffen und hab gesagt, was wäre jetzt, wenn ich mir Sarah baue und Sarah sitzt im Marketing? Und Sarah einfach so schreiben kann, wie ich mir das wünsche. Also nicht generisch, blablabla, nicht Gamechanger, nächster Level, was halt so dabei ist. Keine Gedankenstriche, was da halt alles so draußen passiert.

Alexander Pokorny: Mh. Mhm. Ja.

Sebastian: dann sind die ersten LinkedIn-Beiträge raus. Ich sag, ist ja eigentlich schon frech, dass du deinen Kunden jetzt einen KI-geschriebenen LinkedIn-Beitrag zumutest. Aber er hat erstaunlich gut performt. Also muss ich, muss ich ja irgendwas genauer gemacht haben. Natürlich habe ich den Input ja reingesprochen, reingegeben, das alles gemacht.

Alexander Pokorny: Hmm. Das ist die wichtige Frage an dem Punkt. sagst zwar, das ist von Sarah erstellt worden, aber du hast es nochmal geprüft. Es ist immer nochmal über deinen Tisch quasi. Okay.

Sebastian: Absolut. haben auch mittlerweile eine Verantwortlichkeiten-Matrix, also Razi-Chart als solches. Wir sind bei 19 Avatarien jetzt mittlerweile unterwegs und die Razi sagt immer wieder, accountable bin ich. Auch laut KI-Verordnung, EU AI Act, ich gucke immer nochmal drüber. Ich bin doch immer vor dem Schritt, dass jetzt alles komplett automatisiert ist. Ich habe es ausprobiert mit verschiedenen Automatisierungstools. Es geht wirklich, egal mal wie, es geht.

Alexander Pokorny: Ja. Wahnsinn! Mhm. Ja. Mhm. Mhm.

Sebastian: brauche eine Weile

Alexander Pokorny: Ja.

Sebastian: dazu. Das will ich jetzt gar nicht. Ich will gar nicht, dass jetzt alles komplett automatisch geht. Ich bin einfach schon so am Zeitsparen, dass ich sage, du pro Woche drei, vier Stunden für Marketing habe ich jetzt eingespart. Das heißt, in meinem Fall auch eine Freelancerin, die ich zur Unterstützung hatte, ist jetzt eher im Sparing für mich tätig, anstatt im operativen Umsetzen. Und das sind aber alles Dinge, die im Kopf passieren müssen. Ich bin jetzt immer wieder noch dran. hatten jetzt gerade neulich eine Diskussion.

Alexander Pokorny: Hmm. Ja. Ja. Wahnsinn.

Sebastian: Kannst du das auch international tun? Wir könnten ja auch ein internationales KVP-Team, also Continuous Improvement Team, aufbauen und tun. Das ist mehrsprachig überhaupt kein Problem. Diverse Charaktere natürlich auch noch drehen, dass wir das auch noch gleich alles mit abgefangen haben, was in der Welt gerade so passiert. so geht es jetzt halt Schritt für Schritt weiter. Ich habe mit meinem Steuerberater gesprochen und habe gesagt, eigentlich kann der Finanzavatar auch ein paar Sachen schon überleben.

Alexander Pokorny: Mhm. Mhm.

Sebastian: Ich bin froh, dass das durch Sie immer noch mal geprüft wird und dass Sie da einfach gucken, dass das alles hier mit rechten Dingen zugeht. Aber wenn ich mir jetzt überlege, das ist nur ein kleiner Bot in einem Jet-GPT oder in einem Co-Pilot. Was passiert jetzt, wenn die Multi-Agenten-Plattformen kommen? Also was kann man denn da noch weiter machen? Ich bin echt gespannt wie Bolle, muss ich sagen, was die nächsten Monate, ich will sagen gar nicht Jahre, Monate auf uns zukommen wird. Und ich kann da nur jedem Unternehmer

Alexander Pokorny: Mhm. Krass. Ja.

Sebastian: ermutigen oder Unternehmerin ermutigen, es einfach auszuprobieren. Zu sagen, okay, ich gebe dem Ding eine Chance, dem Ding KI, alles solches. Es geht mir gar nicht um Weg-Rationalisieren. Probiert es aus. Also die, gerade in einer Wachstumskurve drin sind, es gibt durchaus Gewerbe, auch in der jetzigen Zeit, die wir gerade haben, die sehr stark wachsen. Und man kann nicht nur sagen, probiert es einfach aus, es wird euch helfen. Natürlich habe ich ein Jahr lang Tools getestet, viel Geld in den Sand gesetzt.

Alexander Pokorny: Ja.

Sebastian: Aber irgendwann ist jetzt der Trigger da und du hast es ja live hier bei uns im Büro gesehen. ich lade jeden herzlich gerne ein. Kommt vorbei, guckt euch einfach an, wie wir es hier umsetzen.

Alexander Pokorny: Hmm. Ja. Das kann ich auch empfehlen. Lass uns an dieser Stelle zusammenfassen, dass wir die einzelnen Schritte noch mal greifbarer machen. Was hast du gemacht? Schritt 1 ist, du hast schon mal eine Prozesslandkarte bei dir im Unternehmen. Das heißt, du kennst deine Prozesse, du weißt, was ist wichtig und was muss getan werden. Schritt 2 war dann, du hast dir Stellenprofile gebastelt. Und den Trick finde ich super, dass du einfach über ...

Sebastian: Richtig. Genau.

Alexander Pokorny: verschiedenste Stellenprofile gehst, die alles rausnimmst und dann ein Profil baust. Das ist dann quasi die Erstellung einer Persona, wenn man so will. ja, genau. Da kann man dann wahrscheinlich auch noch ein bisschen was mit reingeben. hast vorhin erwähnt, wenn du über Sarah sprichst zum Beispiel, dass die halt in deinem Stil schreibt und so weiter, das muss man dann noch dazu fügen.

Sebastian: Ja, ja, ja. Die kennt das Lean Service Institut, die kennt das Firmenprofil, die kennt die Jahresziele, die wir erreichen wollen, die kennt unsere Webseite, die kennt unser Seminarangebot, das weiß sie natürlich alles bzw. hat es beigebracht gekriegt.

Alexander Pokorny: Ja, sehr cool. Das heißt, dann haben wir das und dann hast du konkret gefragt, welche Aufgabe kannst du jetzt übernehmen, lieber KI-Mitarbeiter? Und dann bist du so Stück für Stück vorgegangen. Man muss nicht gleich die Eier legende Wollmilch so kreieren. Sondern es reicht, wirklich einzelne Aufgaben sind, einzelne Mitarbeitenden. Das sind so die drei Schritte.

Sebastian: Nein, nein, Auf gehört Wahl. Absolut.

Alexander Pokorny: Du hast ihnen ganz viel Input gegeben. das ist jetzt ein Punkt, ich mal nachfragen möchte, wo liegt denn der ganze Input? Weil da ist immer die Frage, das ist Cloud und schiebe ich das jetzt da rein oder installiere ich das vielleicht bei mir auf dem Server, das LLM? Wie bist du denn da vorgegangen? Kannst du uns da vielleicht auch ein 2, 3 Sets noch mitgeben?

Sebastian: Sehr gerne. ich sag mal so ein Thema wie Marketing. Ja, da gibt es so viel im Netz. Das ist wirklich ein Jet-GPT-Bot im Moment, der das Ganze abwickelt. Ich habe parallel eine interne IT oder KI von der IT-Infrastruktur, wo ich sage, da laufen Kundendaten, dort sind eben die geheimen mit dabei. Da sollte man auch einen Datenschutz auf jeden Fall hier in Zeigefinger hoch zeigen und sagen, Leute, da müssen wir acht passen, da dürfte man alles irgendwo rausfüttern. Aber es ist ja auch kein Thema, jetzt generisch zu sagen.

Alexander Pokorny: Mhm. Ja. Mhm. Mhm. Genau.

Sebastian: Mach mir bitte einen Post, mach mir bitte ein Training zu dem und dem Thema. Und das, du hast mit dem ersten 80 %-Shot, die letzten 20%, nimmst es runter und dann bearbeite ich ja lokal weiter. So, und das ist Cloud-System, wo ich meine, keine Ahnung, Wörterteile oder sonst was abspeichere, das hängt jetzt nirgendwo so weit, dass jeder drauf zugreifen kann. Und ich denke, das Spannende ist halt noch für die, die es irgendwo hier visuell sehen. Es gibt so eine Beschreibung, also die gibt es ja alle wirklich. Hier ist jetzt Sarah praktisch dabei.

Alexander Pokorny: Ja, perfekt. Mmh. Ja, perfekt. Ja, genau.

Sebastian: Das heißt, haben die jetzt alle auch greifbar, sodass sofort, jemand hier reinkommt von meinen Freelancen, dass sie halt sofort auch erkennen, ach hey, kann ich Sarah jetzt auch nutzen? Ich mache ja gerade ein Training in der und der Branche, ich mache gerade ein Training in der und der Branche. Ich ja frag sie doch einfach, probier es doch einfach aus. Und das gehört halt dazu.

Alexander Pokorny: Richtig gut. Die Beispiele, die du schon gebracht hast, am Anfang, ich glaube, sehr wenige konnten sich überhaupt vorstellen, dass man die KI dafür nutzen kann, ⁓ den Status quo zu hinterfragen. Allein die simple Frage, sieht dieser Raum so aus, wie er aussehen soll? Oder muss ich dann noch was verändern, dass er für die Schulung vorbereitet ist? oder, oder, das ist schon richtig, richtig gut.

Sebastian: Mhm.

Alexander Pokorny: An der Stelle will ich auf jeden Fall noch mal Werbung für dich machen, weil ich war selber so beeindruckt von deinem Büro, also allein dein Büro zu besichtigen und wirklich lean vor Ort zu erleben, das ist so greifbar, das kann man sich gar nicht vorstellen. Das ist ein absoluter Mehrwert und meiner Meinung nach auch eine wichtige Grundlage, dann letztendlich die volle Power aus solchen KI-Mitarbeiter noch mal rauszuholen. Natürlich sollen die Leute auch mit dir Kontakt aufnehmen, wenn sie da Hilfe brauchen bei der Prozess. Landschaft, wenn sie das noch nicht haben und so weiter. bist du ein absoluter Profi. Kann ich wirklich nur empfehlen. Deswegen schaut nochmal auf Sebastian seine Website, nimmt Kontakt mit ihm über LinkedIn auf. Ja, ich glaube, man kann gar nicht mehr dazu sagen. die Leute sollen wirklich kommen. Genau das, was du gerade gezeigt hast, diese Ort, da habe ich ja auch gesehen, hast mir auch gezeigt. Das macht es so anschaulich. Und plötzlich wird dieses Thema KI-Mitarbeiter im Unternehmen so greifbar.

Sebastian: Anschauen, gucken. Mhm.

Alexander Pokorny: und man hört gar nicht mehr auf darüber nachzudenken, wie jetzt hat KI einen unterstützen kann. Aber immer du hast es richtig erwähnt mit dem gehobenen Zeigefinger Vorsicht Datenschutz und passt bitte auf, dass er da die richtigen Strukturen aufsetzt und euch nicht einfach in so ein Automatisierungstool setzt, es da draußen eben gibt. Also make.com, n8n und so weiter. Da spielt man gerne mit rum. Aber es ist ja gerade dann im Unternehmen wichtig, dann doch auf die Daten zu achten. Cool.

Sebastian: Mhm. Absolut. Ja klar.

Alexander Pokorny: Sebastian, das war ein richtig kurzer, aber tiefer Einblick bei dir in die Prozesse. Gibt es noch irgendwas, was wir vergessen haben an der Stelle?

Sebastian: Ich denke, ist das Wesentliche. Es soll ja lean bleiben, wie du sagst. Du bist immer so gerne bei 15, 16 Minuten. Wunderbar. Vielleicht ein Ding noch, aktuelles Kundenprojekt. Ich bin in einem HR-Bereich unterwegs, Personalbereich unterwegs. Und man hat immer sehr, sehr lange gebraucht, bis man die Stellenprofile fertig hatte. Also Stellengesuche, Stellenanzeigen. Und dort gibt es mittlerweile jetzt halt auch einen Bot, wo es einfach heißt, formulier das Ding so ansprechend. Formulier das mal für einen WhatsApp-Kanal. Und vielleicht doch ein Augenswinger.

Alexander Pokorny: Genau. Genau. Mhm. Mhm. Ja. Ja.

Sebastian: Bei unseren Rollenbeschreibungen hier im Dienstservice-Institut, steht sogar drin, was die verdienen würden im richtigen Leben. Das heißt, ich könnte ja auch irgendwann noch eine Einsparung draus machen und könnte sagen, okay, habe ich wirklich nicht eingestellt, ist virtuell. Also dementsprechend, wir bleiben da weiter dran. ⁓

Alexander Pokorny: wow. Richtig gut. Leute, probiert es aus, nehmt Kontakt mit Sebastian auf. Vielen, vielen Dank, dass du da warst. Hat mir riesig Spaß gemacht. Ich bin sehr gespannt, was wir dafür, Rückmeldungen kriegen, beziehungsweise wer alles Kontakt mit dir aufnimmt. Ich wünsche dir noch eine erfolgreiche Woche und freue mich auf den nächsten Austausch.

Sebastian: Keine! Ebenso Alexander, bis dann, macht's gut!