Schluss mit sinnlosen Meetings

00:00:00: Wie sieht es bei dir aus?

00:00:01: Dreieinhalb Stunden Meetings am Tag und trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben.

00:00:07: Wenn du das auch kennst

00:00:08: bzw.,

00:00:08: wenn du dich schon mal mit Leuten darüber ausgetauscht hast oder auch das Gefühl hast in deinem Unternehmen läuft da irgendwas nicht richtig, wenn's um das Thema Meetings geht dann ist diese Folge genau richtig!

00:00:18: Dann ich möchte mir dir heute einmal über die Meeting-Lüge sprechen.

00:00:22: Es liegt nämlich nicht an uns als Person schlechthin sondern häufig haben wir einfach Strukturprobleme.

00:00:30: Und genau da möchte ich dir heute helfen, einfach mal tief einzutauchen und zu reflektieren wie kannst du bei den Strukturen etwas verändern?

00:00:38: Bei dir oder auch bei dir im kompletten Team in der Firma um zukünftig effizientere Meetings zu haben, um dann am Ende tatsächlich auch das Gefühl zu haben wirklich was erreicht zu haben.

00:00:49: Gleich geht es los!

00:00:50: Ich freue mich auf dich.

00:01:06: Lass uns gleich mal einfach in so einen normalen Führungsalltag starten.

00:01:09: Was haben wir da tagsüber, was uns so begegnet?

00:01:12: Wir haben vielleicht ein Team-Meeting danach folgt ein Projekt Update.

00:01:16: Mittags haben wir noch ein paar Abstimmungsrunden und am Nachmittag nochmal ein spontanes Kurzmeeting oder vielleicht auch noch mehrere Gespräche mit Mitarbeitenden.

00:01:26: Am Abend hast du extrem viel geredet aber trotzdem nicht das Gefühl viel entschieden zu haben bzw.

00:01:32: viel erreicht zu haben Und dass ist nicht Pech, sondern das ist System.

00:01:39: Wenn es dir so geht dann solltest du wirklich einmal überlegen wie fühlt ihr in eurem Unternehmen im Team Meetings durch?

00:01:47: Denn häufig liegt es wirklich daran dass die Struktur nicht stimmt und ein falsches System implementiert wurde und man deswegen sehr viel Zeit verballert.

00:01:58: Lass uns einfach mal ganz kurz reingehen, um hier mehr Klarheit zu schaffen was uns das kostet wenn wir das falsche System tatsächlich im Unternehmen implementiert haben.

00:02:07: Nehmen wir mal ein relativ großes Meeting weil die Zahl einfach leicht zu rechnen ist.

00:02:12: Wir haben zehn Führungsgifte oder zehn Personen die an diesem Meeting teilnehmen.

00:02:17: Jetzt rechneten wir einfach mal mit einer Stunde und einem Stundensatz von hundert Euro pro Person.

00:02:24: Das sind natürlich jetzt mal fiktive Kosten bzw.

00:02:28: Preise angenommen, aber dann bist du bei einem Meeting für einer Stunde bei tausend Euro.

00:02:35: So eine leichte Rechnung kannst du einfach mal bei dir im Team anstellen und das nimmst du dann einfach mal für all deine Meetings her und schaust was bei dir tagsüber in der Woche beziehungsweise im Monat alles so an Kosten entstehen rein aufgrund von Meetings die angesetzt werden.

00:02:55: simple Betrachtung und natürlich auch keine Vollständige.

00:02:58: Ich möchte damit dir nur Klarheit mitgeben, damit du verstehst was Meetings tatsächlich kosten.

00:03:04: die Kosten können natürlich noch viel viel höher sein je nach dem was in den Meeting passiert oder eben auch nicht passiert danach trotzdem so eine betrachtungen hilft uns tatsächlich in die Aktion zu gehen zu überlegen okay was können wir besser machen?

00:03:19: denn häufig wenn es ums Geld geht bewegen wir uns schneller.

00:03:23: Ich habe mal sechs Symptome mitgebracht, die dir ja verdeutlichen sollen bzw.

00:03:28: zeigen sollen was eine schlechte Medienkultur ausmacht.

00:03:32: vielleicht ist der ein oder andere Punkt auch bei dir im Unternehmen im Team sichtbar und das ist dann natürlich ein deutliches Zeichen dass du auch etwas an deiner Medienkultur ändern musst.

00:03:43: Nummer eins, der Klassiker.

00:03:45: Es gibt einfach zu viele Meetings.

00:03:47: Vielleicht kennst du es?

00:03:48: Sehr viele Menschen beschweren sich tatsächlich darüber.

00:03:51: Ich muss von einem Meeting ins nächste rennen.

00:03:53: vielleicht ist das sogar bei dir der Fall!

00:03:55: Die Frage ist wirklich jedes Meeting notwendig.

00:03:59: Punkt Nummer zwei sind viel zu viele Teilnehmer in dem Meeting.

00:04:04: Ich habe gerade schon gesagt zehn Teilnehmer ist relativ viel.

00:04:07: die Frage ist Sind bei deinen Meetings wo du daran teilnimmst auch alle Teilnehmer notwendig oder sitzen auch mal Personen einfach zu viel in dem Meeting.

00:04:18: Das ist wirklich ein Punkt, über den sich auch sehr viele Leute auslassen entweder weil sie der Mahnung sind die Leute haben dort keinen Redeanteil und dann eben auch kein Bedarf im Meeting zu sein, weil man hätte sie einfach auch updaten können oder du bist selber betroffen und sagst, hey in dem Meeting hatte ich jetzt überhaupt keinen Mehrwert, keinen Nutzen gesehen.

00:04:38: Ja, ich habe eine Information bekommen aber ich hätte mir die Informationen auch auf anderen Wege holen können bzw das hätte deutlich schneller gehen können.

00:04:47: Der dritte Punkt ist es gibt keine Agenda.

00:04:50: sehr viele Meetings werden abgehalten ohne Plan.

00:04:53: Das heißt Es gibt vielleicht eine Überschrift, ein Themen-Schwerpunkt aber das war es.

00:04:58: Sonst wird nichts vorbereitet was in diesem Meeting tatsächlich abgearbeitet werden soll ob das jetzt an Fragen sind geklärt werden müssen oder ob das eine gewisse Agenda ist die abgearbeited wird häufig fehlt und dass ist natürlich auch etwas worüber sich sehr viele Menschen beschweren zurecht.

00:05:15: Nummer vier es werden keine Entscheidungen getroffen.

00:05:18: auch das passiert.

00:05:19: Jetzt denkt man sich, Meetings sind doch da.

00:05:21: Damit man sich austauscht, damit man sich informiert und am Ende eine Entscheidung trifft über eine gewisse Frage.

00:05:27: Ja das wäre natürlich der Best Case wünschen wir uns alle.

00:05:30: aber in wie vielen Meetings warst du schon wo am Ende dann tatsächlich keine Entscheidung getroffen wurde?

00:05:36: Vielleicht die Entscheidung nochmal vertagt wurde und nochmal vertragt wurde und dass ist natürlich etwas was auch frustriert und unnötig Zeit kosten kann.

00:05:46: Der nächste Punkt ist es gibt keine Vorbereitung.

00:05:49: Viele Meetings werden spontan aus der Hüfte quasi generiert und abgehalten.

00:05:55: Und dann fehlt es auch an Vorbereitung, entweder von der Person die das Meeting da einberufen hat oder von den Teilnehmern.

00:06:03: Wenn nicht klar ist um was es genau geht oder was von mir erwartet wird, dann kann ich mich auch nicht vorbereiten.

00:06:08: Und wenn ich mich nicht vorbereite, dann ist das Meeting natürlich auch uneffizient weil man vielleicht erst dann feststellt dass gewisse Informationen hilfreich gewesen wären.

00:06:17: Und dann vertagt man das Meeting wieder und er kostet wieder Zeit.

00:06:21: Man muss sich wieder treffen, und du siehst es Ganze hängt einfach eng miteinander zusammen.

00:06:26: Das letzte ist etwas was du vielleicht auch kennst Meetings erzeugen Folge-Meetings oder das natürlich auch nicht unbedingt optimal.

00:06:35: wir reden nicht von Schuhfix Terminen die immer angesetzt werden sondern wir reden von Folge Meetings, dass man sagt okay das war jetzt ein super Austausch wir müssen da dran bleiben und man generiert tatsächlich das Folge Meeting aus diesem einem Meeting.

00:06:51: Und die Frage ist braucht es denn wirklich?

00:06:53: Denn es wurden Entscheidungen getroffen beziehungsweise ist dann der Rahmen auch wieder der Richtige wenn alle Leute bei dem Meeting teilnehmen oder reichten kurze Austausche in dem Team?

00:07:03: Das waren jetzt halt sechs Symptome für schlechte Meeting-Kultur.

00:07:08: Überleg nochmal, ob einer der sechs Punkte bei dir vielleicht auch vorkommt.

00:07:11: Wenn es mehrere sind dann hast du auf jeden Fall ein Problem in deiner Meetingkultur und solltest etwas daran ändern.

00:07:18: Was kann man jetzt tun um eine bessere Meetingkultur zu haben?

00:07:22: Natürlich kann man das an jedem diese einzelnen Punkte angehen.

00:07:24: Ich möchte dir mal einfach ein paar Tipps mitgeben, auf die du achten könntest.

00:07:29: Ein Tipp ist zum Beispiel das Nein-Meeting-Prinzip.

00:07:32: Es gibt bestimmte Punkte oder Paragrafen, wie nachdem ich weiß, wie du es benennen möchtest.

00:07:41: Grundlagen vielleicht auch an denen du dich orientieren möchtesst um ein Meeting durchzuführen oder eben abzusagen.

00:07:47: und du könntest zum Beispiel sagen Du führst keinen Meeting durch wenn es keinen klaren Zweck für das Meeting gibt.

00:07:55: Das heißt du führste kein Meeting durch ohne Agenda beziehungsweise ohne dass eine Entscheidung getroffen werden muss.

00:08:04: Also ein Meeting braucht für dich einen klaren Zweck.

00:08:08: Es muss eine Information geteilt werden, es müssen bestimmte Dinge gemeinsam erarbeitet werden und es muss eine Entscheidung getroffen werden.

00:08:15: Das sind alles Zwecke die gebraucht werden.

00:08:19: Damit verbunden ist natürlich auch eine gewisse Agenda.

00:08:22: wenn keine Agenda vorhanden ist dann führst du auch kein Meeting durch beziehungsweise du erwartest von Leuten die dich zu einem Meeting einladen eine Agenda um dich dann eben auch darauf vorbereiten zu können.

00:08:34: Und das Dritte ist dann, du führst keinen Meeting durch in dem keine Entscheidung getroffen wird oder auch kein Ergebnis am Ende festgehalten wird.

00:08:41: Das ist ganz, ganz essentiell!

00:08:43: Denn so einfach es klingt aber wenn keine Entscheidung Getroffen wird OR kein Ergebnis festgehaltet wird, dann ist häufig ein Meeting sinnlos bzw verläuft im Sand.

00:08:54: Es kann sein dass die Entscheidung vertagt wird Dann sollte das aber auf jeden Fall auch irgendwo fest gehalten werden denn nur so entwickelt man sich als Team beziehungsweise in der Medienkultur weiter.

00:09:07: Achte auf Ergebnisse in den Meetings, das ist ganz essentiell.

00:09:10: Welche Ergebnisse werden denn erzielt und wie werden sie auch festgehalten?

00:09:15: Vor allem wenn es um Aufgaben geht die nach dem Meeting umgesetzt werden müssen haben wir große Schwächen.

00:09:20: in der deutschen Medienkultur.

00:09:23: Die Klassiker, wer macht was bis wann?

00:09:26: Das wird häufig nicht festgehalten weil man sagt wir wollen uns nicht irgendwie bürokratisieren beziehungsweise selbst verwalten.

00:09:34: Wir brauchen hier kein Protokoll bei jedem Meeting.

00:09:36: das ist völlig nachvollziehbar aber die Aufgaben sollten zumindest ganz kurz festgehalten werden.

00:09:42: Dafür braucht es kein großes Protokoll, dafür kannst du dir ein einfaches Format selbst ausdenken.

00:09:47: Wichtig ist das danach die Aufgaben klar fest gehalten werden wer macht was bis wann warum um dann letztendlich auch die Erfolge nachzuhalten.

00:09:55: denn das war ja der Grund des Meetings dass man darüber spricht und die Dinge in die Umsetzung gibt.

00:10:00: wenn die Ergebnisse nicht fest gehalten werden dann ist ein Meeting natürlich auch sinnlos.

00:10:07: Ein weiterer Grund oder ein weiterer Punkt über den du nachdenken solltest ist die Teilnehmerzahlen.

00:10:13: Wie groß muss das Meeting sein und wer muss daran teilnehmen?

00:10:18: Sicher kann es mal vorkommen, dass Leute einfach im Meeting teilnehmen damit sie informiert sind.

00:10:24: Das ist auch wertschätzen und das solltest du auch definitiv mitbeachten.

00:10:28: aber wenn die Runden zu groß werden so ab sechs, sieben, acht Personen ist die Frage ob wirklich jede Person in diesem Meeting jetzt hier auch teilnehmen muss oder ob eine Information dann auch reich beziehungsweise, ob das vielleicht auch eine weitere Kaskatierung braucht.

00:10:45: So dass zum Beispiel die Führungskrafty teilnimmt und es wieder ihren Leuten mitgibt.

00:10:50: So sparst du dir auf jeden Fall Zeit und die Leute bleiben motivierter!

00:10:54: Es kann gut sein, dass man im Meeting auch motiviert ist und dass man froh ist wenn man mal an einem Meeting mit größeren oder höheren Führungen teilnehmen darf.

00:11:03: aber wenn das die Regel ist... Und man irgendwann abschaltet, weil man weiß okay am Ende haben wir vielleicht ein Protokoll und ich habe hier kein Redeanteil.

00:11:11: Dann schalte ich ab und dann kostet sich dem Unternehmen natürlich Geld.

00:11:15: meine Motivation schwindelt eher und das Ganze ist wirklich nicht gut für die Unternehmenskultur.

00:11:22: Das waren jetzt lauter Punkte, die auf eine schlechte Meetingkultur schließen lassen bzw.

00:11:27: auch Punkte die du angehen kannst um etwas für eine bessere Meetingkultur umzusetzen in deinem Unternehmen.

00:11:34: Natürlich gibt es noch weitere Punkte.

00:11:36: Wenn dir was einfällt oder wenn dir was besonders wichtig ist Schreib's gerne hier in die Kommentare.

00:11:41: Tauscht uns aus beziehungsweise lasst uns da ein bisschen kreativ sein.

00:11:45: Denn das Wichtige ist wir alle kennen das Meetings auch mal schlecht sein können, beziehungsweise dass man sich auch von einer schlechten Meetingkultur runterziehen lassen kann.

00:11:55: Es ist aber wichtig das wir hier einfach die Motivation hochhalten, dass wir auch Selbstdisziplin üben und versuchen besser zu werden um dem entgegenzuwirken Denn bis sind da ja immer ein bisschen Vorbild für die nächste Generation Und es macht einfach keinen Sinn mit einer schlechten Meetingkultur zufrieden zu sein.

00:12:13: Ich hoffe, ich konnte dir hier ein bisschen mehr Klarheit über Mittingkultur mitgeben und freue mich wenn du dich in den Kommentaren bzw.

00:12:21: bei mir meldest und dich austauschen möchtest wie es bei dir abläuft beziehungsweise wie man vielleicht auch bei dir eine bessere Mitingkultur etablieren kann.

00:12:30: Ich freu mich dich an der nächsten Folge wieder zu sehen und wünschte viel Spaß bei der Umsetzung Max Gut!